고민상담
까칠한호저172
회의 집중도를 높이려면 어떻게 해야 할까요?
일주일에 2~3번씩 회의를 하곤 하는데 특정 인물들이 회의 때 쓸데없는 말이 너무 많습니다. 그래서 집중도가 떨어지는데 회의 집중도를 높이려면 어떻게 해야 할까요?
3개의 답변이 있어요!
안녕하세요.
회의 집중도를 높이기 위해서는
회의를 주관하는 리더의 진행이
중요하다고 생각합니다.
회의 내용의 팩터를 정확하게
파악하고 도출하고자 하는 결과와는
상관없는 발언등에 대해서는
제재를 하여
회의가 신속하고 간결하게 끌날수
있도록 진행을 하는게
집중도도 올리고 성과도 있지 않을까
생각합니다.
회의 집중도를 높이려면 시간과 벌언을 명확히 관리하는 것이 핵심입니다.
회의 전 안건과 목표를 미리 공유해야 쓸데 없는 이야기를 막을 수 있습니다.
각 발언자에게 발언시간 제한을 두어 진행자가 적극적으로 통제해야 합니다.
마지막에는 결론과 실행계획을 정리해 '말만 많은 회의'보다 '결과 중심 회의'로 바꾸면 집중도가 크게 높아집니다.
회의의 집중도를 높이기 위해서는 회의를 체계적으로 준비하고 진행하는 방식을 개선하는 것이 중요합니다. 특히 특정 인물의 불필요한 발언으로 인해 집중도가 떨어진다면, 명확한 규칙과 진행자(퍼실리테이터)의 역할을 강화해야 합니다.
주요 해결 방안은 다음과 같습니다.
1. 회의 전 준비 철저화
명확한 목표와 안건 설정
회의의 목적을 '정보 공유', '아이디어 도출', '의사 결정' 등 구체적으로 정의하고, 회의 전에 모든 참석자에게 **명확한 안건(Agenda)**을 공유해야 합니다.
**회의를 통해 도출해야 할 결과물(Output)**을 미리 정하여 참석자들이 논의의 방향을 잃지 않도록 합니다.
필수 참석자만 초대
회의 주제와 관련하여 결정 권한이 있거나 직접적인 기여가 필요한 사람만 참석하게 하여 불필요한 인원과 그들의 불필요한 발언을 최소화합니다.
자료 사전 공유
논의할 자료는 회의 최소 48시간 전에 공유하여 참석자들이 미리 검토하고 준비할 시간을 줍니다. 이는 회의 시간을 자료 설명이 아닌 심도 있는 논의에 집중하게 합니다.
2. 회의 진행 방식 개선
시간 관리와 발언 제한
전체 회의 시간을 짧게 설정하고(예: 30분, 45분), 각 안건별 논의 시간을 명확히 할당합니다.
타임 키퍼 또는 진행자를 지정하여 시간을 엄격하게 관리하고, 시간이 초과되면 과감하게 다음 안건으로 넘어가거나 별도의 후속 회의를 잡도록 합니다.
발언 기회를 모두에게 균등하게 제공하고(예: 돌아가며 2~3분씩 발언), 특정 인물이 장시간 발언하거나 주제에서 벗어난 이야기를 할 경우 진행자가 정중하지만 단호하게 개입하여 주제로 돌아오게 합니다.
예시 멘트: "좋은 의견 감사합니다. 다만 현재 안건은 ~~~이므로, 해당 이야기는 따로 시간을 잡아 논의하는 것이 좋겠습니다."
논의 규칙 도입
회의 시작 시 **'회의 규칙(Ground Rules)'**을 상기시키고 지키도록 요청합니다. (예: 주제 벗어나지 않기, 타인의 의견 경청하기, 휴대폰 알림 끄기 등)
특정 인물의 '쓸데없는 말'을 줄이기 위해, 모든 발언은 안건과 관련이 있어야 하며, 구체적인 제안 또는 질문으로 이어지도록 유도합니다.
3. 회의 후 실행 및 기록
실행 계획(Action Plan) 정리
회의 마지막 5분은 논의 내용을 정리하고 결론, 실행 방안(Action Item), 담당자, 마감 기한을 명확히 확정하는 데 사용합니다.
이는 회의가 결과 중심으로 진행되도록 유도하여 불필요한 논의가 끼어들 여지를 줄입니다.