거래내역서 상의 거래일 기준은 판매일과 통관일 중 어떤걸 기준으로 해야 되나요??

제 친척 중에 유제품(치즈 등)과 햄 종류와 같은 가공육을 수입하는 사업을 시작하신 분이 계신데,

친척의 얘기를 들어보니 이 경우에 수입판매거래내역서를 작성 및 보관해야 한다고 얘기를 합니다.

이러한 수입판매거래내역서를 작성할 시,

제품을 수입하여 보세창고에 보관한 상태에서 발주가 들어올 경우,

판매일을 기준으로 거래내역서를 작성하여야 하는지, 아니면 통관이 있을 때마다 통관일을 기준으로 거래내역서를 작성하여야 하는지 궁금합니다.

아울러 거래내역서의 작성 및 보관을 하지 않았을 경우에 과태료 등의 처분 등이 있는지도 궁금합니다.