각 반의 학생수를 명확히 파악하고 명단을 미리 준비하고요. 엑셀 시트를 활용해서 학생 수를 정리하면 편리합니다. 그기록 각 반에 배부할 통신문에 반 이름과 학생 수를 미리 라벨링을 하고요. 이를 통해 각 반에 필요한 수량을 한 눈에 파악할 수 있습니다. 그리고 가정통신문을 반별로 분류한 후, 각 반의 학생 수대로 묶습니다. 이를 통해 배부할 때 혼란을 줄일 수 있습니다.
그리고 유치원, 초등학교, 중학교, 고등학교, 전공과, 등 각 학급별로 색상 코드를 정해서 색상별로 구분하면 분류하기 한결 수월해집니다. 그리고 동일한 분류내에서 구분 지을 것이 마땅이 없을 때에는 서류를 지그재그로 놓아두어서 구분하기 좋게 해놓는 것도 방법입니다. 배부순서는 유치원에서 전공과까지 순차적으로 순서를 정하고 가장 가까운 학급부터 시작해서 동선이 겹치지 않도록 계획을 합니다.
그리고 동료나 학생들의 도움을 받거나 학생회나 봉사 동아리 등의 도움을 받아보는 것도 있겠습니다. 제가 2002년에 대학에서 현장실습을 세무서에서 했는데요. 당시에도 자원봉사를 하러 오시는 분들도 있었습니다. 그리고 된다면 가정통신문을 전자화해서 이메일이나 학교 웹사이트를 통해서 배부하는 것도 있고요. 혹은 학교 앱이나 메신저 앱을 통해서 통신문을 배부하면 빠르게 전달이 되고요. 카트를 이용하거나 체크리스트로 어느 반에 몇 부를 배부했는지도 체크해봐야 합니다. 자동 분류기능을 제공하는 프린터를 이용해서 출력하거나 복사하는 것도 있겠습니다. 이런 여러가지 방법들을 잘 이용하셔서 효율적으로 처리할 수 있겠습니다.