고민상담
비대면으로 줌회의할 때 효과적으로 회의 진행하는 법은?
요샌 재택근무도 워낙 활성화되어 있다보니 어떤 팀원은 재택을 하고 있고해서 비대면 회의로 줌을 활용하는데요 이게 가끔 온라인 회의를 하다보면 집중력이 떨어지거나 서로 커뮤니케이션이 잘 되지 않을때가 있더라고요.
뭔가 다들 회의실에서 만나서 빠르게 의논하고 프로젝트 시작하면 될 거 같은데 연결이슈라거나 회의때 아이디어도 제대로 안나오는거 같은데 비대면 줌회의 때 효과적으로 회의 진행할 수 있는 법이 있다면 알아두고 싶어요.
8개의 답변이 있어요!
줌 회의를 효과적으로 진행하려면 먼저 사전 준비를 철저히 하고, 회의 목적과 안건을 명확히 전달하세요.
참여자 모두 카메라를 켜고 적극적으로 의견을 내도록 유도하고, 발언 순서를 정하거나 채팅창 활용도 좋습니다.
중간중간 휴식 시간을 넣어 집중력을 유지하고, 회의 후에는 요약 정리와 다음 일정도 공유하세요.
이렇게 하면 온라인에서도 원활한 소통과 아이디어 교환이 가능해집니다.
비대면으로 화상회의를 진행시면 아무래도 온라인이기 때문에 집중도가 떨어지는 사람들이 다수 발생할 거 같네요 제가 생각하기에는 리더의 역할이 중요하지 않을까 생각이 됩니다!
예시로 프로젝트를 진행한다하여 회의를 진행하게 된다면 회의 중간이나 끝난뒤 한사람씩 지정해서 의견을 물어보시는 건 어떨까요?? 그렇게 된다면 진행하는 프로젝트에 대한 집중도와 관심이 더해져 긴장감도 생기고 업무에 대한 이해도도 올라가지 않을까 하는 생각이 듭니다.
비대면으로 줌 회의를 진행하게 되면 어떻게 진행해야지 효과적일 까에 대한 내용입니다.
아무래도 비대면으로 하면 집중력이 떨어지기 때문에
가능하면 빠르게 핵심주제로 회의 내용을 진행하고
가능하면 빠른 시간에 회의가 끝나는 것이 좋을 것입니다.
비대면으로 줌 회의를 할때 효과적으로 회의를 진행하기 위해서 회의 시간을 정해 놓고 회의 주최자가 시간 컨트롤하며 후반부에 결론을 도출할 수 있게 하고 의견은 일방적이지 않고 돌아가면서 개진하는 것이 좋겠습니다.
아무래도 대면회의랑 다르게 온라인에서는 집중도가 떨어지는게 맞는것 같습니다 저도 줌회의할때 보면 다들 멀티태스킹하면서 딴짓하는거 보이더라구요 그래서 회의시간을 30분이내로 짧게 잡고 미리 안건을 공유해두시는게 낫다고 봅니다 그리고 화면공유 기능 적극 활용하시고 중간중간에 질문자님이 참석자들 이름 부르면서 의견 물어보셔야겠습니다 아무래도 온라인에서는 누가 말할지 애매해서 서로 눈치보게 되니까요 화상은 되도록 켜두시라고 하시는게 좋을듯합니다.
안녕하세요~석산화입니다~
사전 준비와 명확한 목적 공유
회의 목적과 아젠다(안건)를 미리 정리해 모든 참석자에게 공유하세요. Google Docs, Notion 등 협업 툴을 활용하면 자료 확인과 준비가 쉬워집니다.
인터넷 환경 점검
회의 전 반드시 인터넷 연결 상태를 확인하세요. 가능하면 유선 LAN을 사용하고, 불필요한 프로그램은 종료해 네트워크를 확보하세요.
회의 규칙과 시간 관리
회의는 45분 이내로 짧게, 1시간 이상일 경우 중간에 쉬는 시간을 넣으세요.
꼭 필요한 인원만 초대하고, 발언 순서나 규칙(예: 손들기 기능 활용, 음소거 기본 등)을 정해 혼선을 막으세요.
집중력과 참여도 높이기
카메라를 켜고, 눈맞춤과 끄덕임 등 비언어적 소통을 활용하세요.
화면 공유, 화이트보드, 실시간 공동작업(예: Google Docs) 등 줌 기능을 적극 활용해 참여도를 높이세요.
회의 기록과 후속 조치
줌 녹화 기능을 활용해 회의 내용을 기록하고, 회의 후 주요 내용을 정리해 공유하세요.
기타 팁
조명과 배경을 신경써서 프로페셔널한 분위기를 연출하세요.
회의 전후로 친밀감을 쌓는 소통도 중요합니다.
안녕하세요. 너목들입니다.
저도 코로나 이후로 화상회의를 하는 경우가 많았는데요.
말씀하신 대로 대면 보다는 집중도가 떨어지는 경우가 많습니다.
이를 방지하기 위해서 화상회의는 몇가지 준비가 더 필요한데요.
우선 어젠다(회의목록) 을 상당히 구체적으로 정해야 합니다.
만나서하는 경우에는 분위기나 반응을 봐서 어젠다가 구체화 되거나 , 다음으로 미루거나 할 수 있지만, 비언어적 리액션이 제거되는 화상회의의 경우 이러한 청자의 반응을 느끼기가 어렵습니다.
그래서 꼭 필요한 내용만 구체적으로 정해서 미리 공유하고, 그에 대해 발언권을 순차적으로 부여하여 하나에 한 항목씩만 결정짓고 넘어가는 것이 중요합니다.
두번째로는 발언권 가진 사람만 발언하기 입니다.
발언권이 중구난방이 되는 순간, 화상회의는 더이상 회의가 아니라 소음입니다.
차라리 그럴바엔 끼리 끼리 전화로 얘기하는 것이 나을 정도죠. 오프라인에서는 수군수군 이야기 한 후, 종합할 수 있지만, 화상회의에서는 금물입니다.
마지막으로는 시각자료 최대한 활용하기 입니다.
메모장을 공유하며, 적으면서 회의를 하는 방법도 있고, 미리 발표자료를 배부하고 그것을 화면에 띄워서 보면서 협의하는 것이 빠릅니다. 설계업무의 경우는 캐드나 , 모델링 프로그램을 같이 보면서 협의하면, 협의의 속도가 빠릅니다.
단, 이 경우에도 위 두가지 사항은 기본적으로 지켜져야 하겠지요.
도움이 되셨으면 좋겠습니다.
감사합니다. !
비대면으로 할뿐이지 결국 직접모여 하는 회의와 그결이 다르지는 않습니다.
평소진행되던데로 하시면 되는 부분이고요.
회의를 총괄하시는 관리자급 직원이시라면 조금 신경이 쓰이실수는 있겠지만 그게 아니라면 굳이 걱정하실 필요는 없어보입니다.
결국 비대면 회의등을 할때 회의등을 하기위한 특정 플랫폼등을 사용할것이고 재택 팀원들이 접속만 잘해주면 문제가 없는것인데 뭐가 걱정인지 모르겠습니다.
접속이 원할하지 못하다면 그 플랫폼사에 따지면 되는것이고요.