구청 혼인신고서 원본 분실 대응 도와주세요

Question

안녕하세요.

구청의 혼인신고 원본 서류 분실 및 개인정보 관리와 관련하여 상담을 요청드립니다.

저희는 2025년 10월 31일, 구청을 방문하여 혼인신고를 접수했습니다.

당시 구청에 비치된 혼인신고서 양식으로 혼인신고서를 직접 작성하여 여성 직원에게 제출하였고, 이후 담당자가 남성 직원으로 변경되면서 증인 서명을 받아오라는 안내를 받았습니다. 점심 이후 증인 서명을 완료한 뒤 같은 날 다시 구청을 방문하였고, 남성 직원이 혼인신고서를 다시 수령하였습니다.

그 후 여성 직원으로부터 혼인신고 접수가 완료되었다는 안내와 함께 혼인신고 기념 태극기를 전달받았으며, 상당구청 내 혼인신고 기념 구조물 앞에서 기념사진(셀카)을 촬영하였습니다. 이후 구청 앞 주차장에 주차된 차량 안에서 태극기를 들고 추가 사진을 촬영하였고, 해당 사진은 같은 날 오후 개인 인스타그램 계정에 게시하였습니다.

그 이후 혼인신고 미등록 상태를 알게 되기 전까지, 구청으로부터 혼인신고 절차에 문제가 발생했다는 어떠한 안내도 받지 못하였습니다.

2025년 12월 23일, 아버지가 통신사 결합 신청을 위해 가족관계증명서를 발급받는 과정에서 혼인신고가 전산에 등록되어 있지 않다는 사실을 처음 알게 되었고, 이에 상당구청에 문의하였습니다. 문의 후 “확인해 보겠다”는 답변을 받았고, 오후까지 답변을 기다렸습니다.

구청 측은 내부적으로 확인한 결과 혼인신고 원본 서류를 아무리 찾아보아도 발견되지 않았으며, 분실된 것 같다는 취지로 설명하였고, 혼인신고서 재접수를 위해 직접 출장 방문하겠다고 하였습니다.

저희는 단순히 혼인신고서를 다시 접수하는 것과는 별개로, 서류 분실로 인해 향후 문제가 발생할 수 있고, 상당구청의 서류 관리 부실은 별도의 문제라고 판단하였습니다.

직원이 직접 방문했을 당시, 서류 분실 사실에 대한 명확한 사과는 없었으며, CCTV는 보존 기간이 지나 확인할 수 없고 서류가 파기되었을 가능성만 언급하였습니다. 그러나 파기 가능성에 대해서는 근거 없는 추측에 불과하였고, 혼인신고 원본 서류의 구체적인 처리 및 관리 경위, 분실 또는 소재 불명 상태에 이르게 된 시점, 관리 과정에서의 문제 여부, 상급자 보고 또는 내부 검토 진행 여부, 향후 조치 방향 등에 대해서도 명확한 설명은 제공되지 않았습니다.

이에 저희는 혼인신고서 재작성과는 별도로, 혼인신고 원본 서류가 분실되었다는 사실관계를 정리한 문서를 작성해 달라고 요청하였습니다. 그러나 구청 직원들은 해당 요청에 대해 “검토 후 연락을 주겠다”고 한 뒤 돌아갔습니다. 당시까지만 해도 공식 민원을 제기하지 않고, 사실관계 정리 및 책임 확인 문서만으로 마무리할 의사가 있었습니다.

하지만 이후 2026년 1월 5일, 구청 측은 앞서 서류 분실을 인정했던 입장과는 달리, 혼인신고 원본 서류의 분실 사실에 대해 객관적으로 확인할 수 있는 근거가 없고, 저희가 당시 구청을 방문했다는 사실 자체도 공식적으로 확인할 수 없다는 취지로 입장을 변경하였습니다.

혼인신고 원본 서류가 어떤 경위로 분실되었는지, 관리 과정에서 문제가 있었는지에 대해 공식적으로 정리된 문서나 책임을 인정하는 문서는 현재까지 전혀 제공받지 못한 상태입니다.

이로 인해 더 이상 원만한 해결이 어렵다고 판단하여 국민신문고, 개인정보보호위원회 등에 공식 민원을 제기하였습니다. 개인정보보호위원회에서는 본 사안을 혼인신고서 분실로 이해하고 개인정보보호법 제34조 제1항에 따른 조치(유출 통지 등)가 필요하다는 취지로 구청에 공식 안내를 하였으나, 구청 측은 여전히 사실관계를 확인할 수 없다는 취지의 답변만 반복하고 있습니다.

분실된 혼인신고 원본 서류에는 혼인 당사자 2인의 주민등록번호와 자필 서명, 증인 2인의 개인정보와 서명, 혼인 당사자 부모님의 개인정보까지 포함되어 있어, 단순한 행정 착오로 보기에는 개인정보 보호 및 공공기록물 관리 측면에서 사안이 매우 중대하다고 봅니다.

구청은 모든 기록물을 체계적으로 관리·보존하고 누락이나 분실이 발생하지 않도록 등록·관리할 책임이 있음에도, 혼인신고 원본 서류가 정상적인 절차에 따라 작성·제출되었음이 다수의 정황 자료로 확인되는 상황에서 현재까지 그 보관·관리 현황조차 확인되지 않고 있으며, 해당 상태에 이르게 된 경위 또한 특정할 수 없다는 답변만 반복되고 있습니다.

저의 목적은 당장 소송이나 금전적 손해배상을 요구하는 것이 아니라, 개인정보가 포함된 혼인신고 원본 서류가 행정기관의 기록물 관리 과정에서 확인 불가능한 상태에 이르렀다는 점을 구청이 공식적으로 인정하고, 그로 인해 향후 문제가 발생할 경우 구청이 책임 주체임을 명확히 하는 내용을 구청 명의의 공식 문서로 확보하는 것입니다.

혼인신고 당일 구청 방문 사진, 태극기 수령 후 촬영한 사진, 인스타그램 게시 기록, 증인과의 카카오톡 대화, 구글 타임라인 기록, 구청 담당자와의 통화 녹음 등 혼인신고 접수 사실과 이후 대응 경위를 입증할 수 있는 자료는 모두 보유하고 있습니다.

향후 개인정보 관련 문제나 행정적 분쟁이 발생할 경우, 아무런 사실관계 정리 없이 ‘확인할 수 없다’는 입장만 남게 될 수 있다는 점이 우려되어, 법률적으로 어떤 대응이 가능한지, 구청으로부터 사실관계 인정 문서를 받아낼 수 있는지에 대해 변호사님의 조언을 구하고자 합니다.

Answer 1

안녕하세요. 한병철 변호사입니다.

• 결론 및 핵심 판단
  본 사안은 단순 행정 착오를 넘어, 혼인신고 원본이라는 중요 공공기록물이 행정기관의 관리 하에서 소재 불명 상태에 이른 것으로 평가됩니다. 혼인신고 접수 사실은 다수의 간접·정황 증거로 충분히 소명 가능한 상황이며, 구청이 현재 주장하는 “확인 불가” 입장은 법적 책임 회피에 가까운 대응으로 보입니다. 귀하의 목표처럼 금전적 배상 이전에 사실관계 인정 및 책임 주체 명시 문서를 확보하는 방향은 법적으로 충분히 정당하고 실익이 있습니다.

• 법리 검토
  혼인신고서는 공공기록물에 해당하며, 행정기관은 기록물 관리 및 개인정보 보호에 관한 책임을 부담합니다. 접수 후 분실되었다면 이는 기록물 관리상 하자 및 개인정보 관리상 사고에 해당할 소지가 큽니다. 개인정보보호위원회가 개인정보보호법상 유출 통지 조치를 언급한 점은 매우 중요한 판단 근거입니다. 구청이 “객관적 확인 불가”를 주장하더라도, 접수 완료 안내, 기념 태극기 교부, 민원인의 방문 정황 등이 종합되면 행정상 접수 사실 자체는 부정되기 어렵습니다.

• 수사 또는 행정 대응 전략
  현재 진행 중인 국민신문고 및 개인정보보호위원회 민원은 유지하되, 추가로 정보공개청구를 통해 혼인신고 접수대장, 당일 근무자 배치표, 태극기 교부 기록, 내부 보고 여부 등을 요구하시는 것이 필요합니다. 동시에 구청장 명의로 사실확인서 또는 경위서 발급을 요구하는 내용증명 발송도 고려할 수 있습니다. 행정심판 또는 행정소송 단계에서는 ‘분실 여부 자체’보다 ‘관리 책임을 다하지 못했다는 점’을 중심으로 다투는 구조가 적절합니다.

• 추가 조치 및 유의사항
  귀하가 보유한 사진, 기록, 통화 녹음은 모두 강력한 보조 증거로 기능합니다. 향후 개인정보 오·남용 문제가 발생할 경우, 해당 자료들은 구청의 책임을 명확히 하는 핵심 자료가 됩니다. 당장 재신고를 하더라도, 분실 사실에 대한 공식 문서 확보 절차는 별도로 병행하셔야 합니다. 행정기관의 책임 인정은 내부 자발성보다 법적 압박을 통해 이루어지는 경우가 많습니다.