[제목] 식대 부정 청구 직원에 대한 징구 서류의 효력 및 징계 정당성 검토 요청

Question

1. 사건 개요

• 당사는 1일 15,000원 한도의 식대를 실비 정산하고 있습니다.

• 최근 특정 직원이 약 한 달간 10회 이상, 식대 카드로 비축용 식재료(봉지라면 번들, 카놀라유 등) 및 생필품(종량제 봉투 등)을 구매하여 청구한 사실을 확인했습니다.

• 기존에는 상세 품목에 대한 세부 규정이 명문화되어 있지 않았으나, '식대'라는 명목의 본질적 취지(당일 식사)에는 어긋나는 상황입니다.

2. 질의 사항

• 질문 1 (소급 적용 및 정산 반려): 현재 상세 기준을 담은 공지사항을 새로 게시할 예정입니다. 규정 신설 이전인 2월 사용분에 대해, "식대 취지에 현저히 어긋나는 품목(생필품 등)"이라는 이유로 정산을 반려하는 것이 법적으로 가능한지요? (신뢰보호 원칙 위반 여부)

• 질문 2 (서류 명칭과 효력): 이 경우 시말서를 요청해서 받아도 문제가 없을까요? 안된다면 실무상 '사실확인서(소명서)'를 받아 본인이 부정 사용(사적 유용)을 인정하게끔 유도하려 합니다. 어떤 것이 더 강력한 증거력을 가질까요?

• 질문 3 (징계): 이번 건에 대해 '정산 반려 + 시말서 또는 사실확인서 징구 + 서면 경고' 단계를 밟는 것이, 추후 인사조치의 정당성(개선 의지 없음 입증)을 확보하는 데 적절한 프로세스인지 궁금합니다.

• 질문 4 (거부 시 대응): 만약 직원이 "규정이 없었으므로 소명할 이유가 없다"며 사실확인서 작성을 거부할 경우, 이를 '업무지시 불이행'으로 간주하여 추가 징계 절차를 밟아도 문제가 없을까요?

Answer 1

안녕하세요. 이종영 노무사입니다.

1.상세 기준을 신설하기 전에 발생한 식대까지 해당 기준을 적용할 수는 없습니다. 다만 상세 기준을 적용하지 않더라도 목적외 사용으로 징계사유가 될 수 있을 것으로 보입니다.

식용유나 쓰레기봉투 구입은 목적외 사용에 해당하는 것으로 보입니다.

2.시말서 등의 징계가 가능할 것으로 보입니다.

징계의 양정은 경위나 비위행위의 정도에 따라 판단할 수 있습니다.

3.시말서를 징구하면 후속조치로 징계를 실시할 수 없으므로, 사실확인서 징구 후에 징계절차를 진행하는 것이 적절합니다.

시말서는 징계의 일종에 해당하는 것으로 해석됩니다.

4.사실확인서 제출 거부 자체를 지시불이행으로 보아 징계하기는 어렵고, 식대의 목적외 사용 자체로 징계를 진행하는 것이 적절합니다.