소규모 법인도 구매 신청서와 지출결의서 같은 자료가 필요한가요?

Question

소규모 법인사업자입니다. (총 2인)

1) 소규모일 경우에도 소모품과 비품 구매 시, 구매 신청서와 지출결의서 같은 자료가 필요한지 궁금합니다. (향후 세무 및 법적 사항 관련)

2) 만일 필요하다면 엑셀 양식을 자체적으로 만들어 작성해두어도 될까요?

감사합니다.

Answer 1

안녕하세요. 질의에 대한 답변입니다.

세법상 구매신청서와 지출결의서를 강제하고 있는 것은 아니나, 법인은 물품을 구매하고 지급시 내부 업무절차로 구매신청서와 지출결의서를 작성하여 보관하는 것입니다.

또한, 구매신청서와 지출결의서가 작성되지 않는 경우 중복 구매나, 부정 또는 횡령이 발생할 수도 있습니다.

따라서 법인의 업무절차를 갖추고 문서화하여야 하며, 적정한 승인과정을 두어 관리를 하여야 하고, 세무조사시 근거자료로 활용할 수 있습니다.

한편, 시스템을 갖추고 있지 아니한 소규모 법인의 경우 엑셀로 작성해도 문제는 없으나, 해당 문서는 전결권자의 승인을 거쳐 집행하여야 할 것입니다.

Answer 2

안녕하세요. 문용현 세무사입니다.

1~2. 내부관리차원에서 작성을 해두는 것이 좋습니다. 다만, 현실적으로 세무조사 대상이 될 일은 거의 없을 것이므로 굵직굵직한 금액에 대해서만 지출결의서를 작성하셔도 무방해보입니다.

도움이 되셨길 바랍니다. 감사합니다.

Answer 3

안녕하세요. 박성진 세무사입니다.

구매신청서와 지출결의서는 회사 내부규정에 따라 작성하는 것이고 세금계산서등 적격증빙만 잘 수취하면 문제 없는 것이고

다만, 적격증빙 수취대상이 아닌 경비인 비사업자와의 거래등에는 거래사실을 입증용으로 지출결의서등을 준비해두셔야 합니다.