지출결의서 의무와 대체서류 문의입니다~

Question

인회사인데 규모가 크지 않아 대표자께서 지출결의서 따로 작성하지 말고 결제 나갈거 있으면 카톡으로 결제했다고 알려줘 라고 하여 따로 작성하지 않고 있습니다.

그래서 지출 발생시 보통 대표자 구두지시 -저 : 출금 이런식으로 진행 된 후 카톡으로 결제나간 내역 보내거나 너무 바로 옆에서 지시하여 또 보내기 애매한것은 보내지 않고 있습니다.

직원들도 마찬가지고요. 직원이 구두로 대표자께 나갈돈이 얼마 있습니다. 하면 대표자가 저에게 결제해줘 라고 구두로 지시 후 제가 결제 합니다.

근데 보통 세무조사시 지출결의서를 달라고 한다고 본것같은데.. 대신 결제한 내역에 있어서 어떤 내용인지 상품명이 나와있는 카드전표나 혹은 인터넷 화면캡처하여 어떤것을 샀는지 따로 보관하고있습니다. 그리고 자금일보라고 하여 그날 나간 지출건들에 대하여 날짜, 은행, 내용, 금액을 따로 제가 작성하고 있고요.

지출결의서 없어도 위와같은 상황일때 충분히 괜찮은 걸까요~?

Answer 1

안녕하세요. 질의에 대한 답변입니다.

법인은 모든 거래에 대하여 거래증빙, 지급규정, 사규 등 객관적인 자료에 의해 해당 거래가 법인에 귀속됨을 입증하여야 합니다. 또한, 법인이 재화 또는 용역을 공급받는 경우 세금계산서, 신용카드매출전표, 원천징수영수증 등 적격증빙을 수취하여 보관할 의무가 있습니다.

질의의 경우 지출에 대해 관련 증빙이 적절히 구비되는 것으로 보이지는 아니합니다. 이 경우 결산이나 세무신고시 누락이 발생할 가능성이 높으며, 세무조사시 문제가 될 가능성이 높습니다.

Answer 2

안녕하세요. 정한영 세무사입니다.

회사가 지출결의서를 사용하는 것은 회사 경영상 내부통제와 관련된 것입니다.

세무상 관련하여 회사가 비용을 지출한 것에 대해 법정증빙(적격증빙)을 갖추어야 합니다.

법정증빙은 세금계산서, 계산서, 신용카드매출전표, 현금영수증입니다.

회사 사업과 관련하여 지출한 비용이고 이에 대해 법정증빙을 갖추는 것이 중요한 것입니다.

법정증빙 서류가 종이로만 관리되는 것이라 대부분 전자적으로도 관리가 되기 때문에,

신용카드매출전표 같은 경우도 종이가 아닌 사진 등으로 보관을 해도 괜찮습니다.

회사 규모 소규모인 경우 비용을 지출할 때 지출결의서를 생략하고 절차를 구두 등으로 간략하게 하는 경우가 많습니다. 이렇게 하는 것 자체가 문제가 있는 것은 아닙니다. 회계관리가 잘 되고, 법정증빙 관리가 잘 되면 문제가 없습니다.

Answer 3

안녕하세요. 문용현 세무사입니다.

지출내역으로 보아 사업과 관련된 지출이 명백할 경우에는 지출결의서가 없더라도 실무적으로는 문제가 없을 것입니다. 다만, 지출내용으로 보아 사업관련성을 객관적으로 확인할 수 없는 지출(예 : 숙박비, 항공비용 등)은 지출결의서를 별도로 작성하여 관리하는 것이 적절해보입니다.

도움이 되셨길 바랍니다. 감사합니다.