퇴사후 몇년까지 직원인사기록 파기해야한가요? 경력증명서를 그 기한 이후에 발급하면 법 위반인가요?

Question

개인정보법상 법적으로 퇴사후 몇년까지 직원인사기록를 파기해야하나요?

인사기록이 파기되어야 하므로 그 법적기한이 지냈는데 경력증명서를 발급해주면 법 위반인가요?

Answer 1

안녕하세요. 김정원 노무사입니다.

근로자의 인사기록 등 자료는 3년간 보존하여야 합니다

이는 3년간 보존 의무가 있는 것이며, 이후 파기를 하는 것이 원칙이지만 보존을 하고 경력증명서를 발급해주는 것이 법 위반은 아닙니다

근로기준법 제42조(계약 서류의 보존) 사용자는 근로자 명부와 대통령령으로 정하는 근로계약에 관한 중요한 서류를 3년간 보존하여야 한다.

근로기준법 시행령 제22조(보존 대상 서류 등) ①법 제42조에서 “대통령령으로 정하는 근로계약에 관한 중요한 서류”란 다음 각 호의 서류를 말한다. <개정 2021. 3. 30.>

1. 근로계약서

2. 임금대장

3. 임금의 결정ㆍ지급방법과 임금계산의 기초에 관한 서류

4. 고용ㆍ해고ㆍ퇴직에 관한 서류

5. 승급ㆍ감급에 관한 서류

6. 휴가에 관한 서류

7. 삭제 <2014. 12. 9.>

8. 법 제51조제2항, 제51조의2제1항, 같은 조 제2항 단서, 같은 조 제5항 단서, 제52조제1항, 같은 조 제2항제1호 단서, 제53조제3항, 제55조제2항 단서, 제57조, 제58조제2항ㆍ제3항, 제59조제1항 및 제62조에 따른 서면 합의 서류

9. 법 제66조에 따른 연소자의 증명에 관한 서류

②법 제42조에 따른 근로계약에 관한 중요한 서류의 보존기간은 다음 각 호에 해당하는 날부터 기산한다.

1. 근로자 명부는 근로자가 해고되거나 퇴직 또는 사망한 날

2. 근로계약서는 근로관계가 끝난 날

3. 임금대장은 마지막으로 써 넣은 날

4. 고용, 해고 또는 퇴직에 관한 서류는 근로자가 해고되거나 퇴직한 날

5. 삭제 <2018. 6. 29.>

6. 제1항제8호의 서면 합의 서류는 서면 합의한 날

7. 연소자의 증명에 관한 서류는 18세가 되는 날(18세가 되기 전에 해고되거나 퇴직 또는 사망한 경우에는 그 해고되거나 퇴직 또는 사망한 날)

8. 그 밖의 서류는 완결한 날

감사합니다.

Answer 2

안녕하세요. 정동현 노무사입니다.

1. 근로관계 관련 서류는 근로자 퇴사일 기준 3년간 보존해야 합니다.

2. 기본적으로 경력증명서도 3년 이내 청구하는 경우 발급해야 한다고 규정하고 있습니다. 3년이 지난 경우에도

   경력증명서 발급을 요청한 실제 근무한 직원으로 부터 인적사항 등을 확인하여 발급한다면 문제는 없다고 보입니다.

3. 감사합니다.