업무 인수인계 할때 괜찮은 방법 잇을까요?

Question

회사에 퇴사자가 나와서 가지고 있던 업무를 분배 예정입니다

업무 인수인계를 해본적이 없어서 그런데 좋은방법 있으면 공유 해주세요

Answer 1

안녕하세요. 스타박스입니다.

1. 업무 인수인계 하는 방법

업무 인수 인계를 할 때에는 꼭 해줬으면 하는 사항이 두 가지 있습니다. 첫번째는 당장 처리해야 하는 업무들은 상세하게 알려주고, 잠재적으로 문제가 생길 수 있는 부분에 대한 안내입니다.

가. 당장 처리해야하는 업무

신입 직원이든 기존 직원이든 새로운 부서에 발령이 나면 어리둥절하기 마련입니다. 근데 회사 일이란게 내가 아무리 부서에 막 배치된 직원이라해도 나와 함께 일하는 상대방 or 거래처는 나를 이해해주고 기다려주지 않습니다. 그들도 당장 처리해야 하는 것들을 처리하지 않으면 문제가 생기기 때문입니다.

근데 새로 배치된 사람은 뭐 알 수가 있나요...그래서 당장 1~2주 내로 처리해야 하는 업무들은 조금은 상세하게 업무 진행 과정을 알려줄 필요가 있습니다. 이게 제대로 되지 않으면 담당자는 그저 새로운 곳에 배치받았다는 이유 하나만으로 온갖 부정적인 말들을 듣게 됩니다.

나. 잠재적으로 문제가 생길 수 있는 업무

일을 하면서 처리해나가다보면 업무에 대한 팁이 생기기 마련입니다. 이게 바로 나의 능력이 되고, 회사에서 내세울 수 있는 비장의 무기가 되는 것이죠. 물론 회사라는 곳이 경쟁구도가 있다보니 좋은 노하우는 공유하지 않는 것은 이해할 수 있습니다. 하지만 문제가 생길 수 있는 부분은 미리 후임자에게 알려주어 추후 업무를 할 때 조심하라고 알려주는 것은 회사 차원에서 필요하다고 생각합니다.

업무 인수인계를 하면 보통 하루 또는 이틀 정도가 평균적으로 주어지는 것 같습니다. 실제로는 전화받고, 회의 참석하고 이러다보면 업무 인수인계 시간은 많아봐야 5시간 정도가 될 것 같습니다. 그래서 시간이 부족한 것이 사실이고, 시간이 부족하기 때문에 업무 인수인계가 잘 되지 않는다는 것도 충분히 이해가 갑니다.

그래서 저는 업무를 해나갈 수 있는 업무 매뉴얼이 부서마다 제대로 구비가 되어 있는 문화가 형성되길 바라고 있습니다.

2. 업무 매뉴얼 작성하는 방법

"일도 바빠 죽겠는데 무슨 업무 매뉴얼을 작성하냐?" "한가해보이네?" "퇴사 준비해?"

제가 업무 매뉴얼을 작성하고 있을 때 들었던 말들입니다. 저는 성격상 그리고 나중에 업무에 참고하려고 업무 매뉴얼을 업무를 처리할 때마다 만들어 놓고는 하는데 이를 보는 상사 또는 팀 부서 직원들은 비꼬는 말투로 저를 바라보는 경우가 있었습니다.

하지만 이들도 새로운 부서에 배치되면 항상 하는 말이 "전임자가 제대로 인수인계를 해주지 않았다" "업무 매뉴얼은 A4 용지 한 장이 전부이다" "전임자가 일을 엉망으로 해놓았다"라는 불만을 내뱉는 것을 봤을 때 앞서 저에게 말했던 것과는 상반되는 말들을 하는 것을 보아 사람이 참 간사하다라는 생각을 했습니다.

그래서 저는 최소한 이런 부분은 업무 매뉴얼에 포함이 되었으면 좋겠고, 이를 미리 작성하는 문화가 잘 형성되어 있으면 좋겠다라는 바람을 가지고 있습니다.

가. 연(年), 분기, 월(月) 별로 진행되는 업무

나. 담당 업무

다. 이전에 처리했던 서류 또는 파일 위치

라. 중요한 업무에 대한 상세 처리 과정

마. 주요 연락망

바. 공용 회사 계정

최소한 가~바 까지는 어느정도 정리가 된 업무 매뉴얼을 만들어 놓으면 후임자가 최소한 내 업무가 어떤 것이고, 예전에 처리했던 서류들을 찾아가면서 일들을 처리해 나갈 수 있을 것입니다.