개인정보 및 고유식별정보 보유 기간

Question

안녕하세요. 인사팀에 근무하고 있는 사람입니다.개인정보 제공 및 수집 이용 동의서 양식을 작성하고있는데 보유?이용기간이 지정되어있나요? (파기해야하는 기간)알려주세요~ ㅜㅡㅜ

이기중 노무사 · Accepted Answer

안녕하세요. 이기중 노무사입니다.사용자는 근로자 명부와 근로계약에 관한 중요한 서류를 3년간 보존하여야 합니다.근로기준법 제42조(계약 서류의 보존) 사용자는 근로자 명부와 대통령령으로 정하는 근로계약에 관한 중요한 서류를 3년간 보존하여야 한다.근로기준법 시행령 제22조(보존 대상 서류 등) ① 법 제42조에서 “대통령령으로 정하는 근로계약에 관한 중요한 서류”란 다음 각 호의 서류를 말한다. <개정 2021. 3. 30.>1. 근로계약서2. 임금대장3. 임금의 결정ㆍ지급방법과 임금계산의 기초에 관한 서류4. 고용ㆍ해고ㆍ퇴직에 관한 서류5. 승급ㆍ감급에 관한 서류6. 휴가에 관한 서류7. 삭제 <2014. 12. 9.>8. 법 제51조제2항, 제51조의2제1항, 같은 조 제2항 단서, 같은 조 제5항 단서, 제52조제1항, 같은 조 제2항제1호 단서, 제53조제3항, 제55조제2항 단서, 제57조, 제58조제2항ㆍ제3항, 제59조제1항 및 제62조에 따른 서면 합의 서류9. 법 제66조에 따른 연소자의 증명에 관한 서류② 법 제42조에 따른 근로계약에 관한 중요한 서류의 보존기간은 다음 각 호에 해당하는 날부터 기산한다.1. 근로자 명부는 근로자가 해고되거나 퇴직 또는 사망한 날2. 근로계약서는 근로관계가 끝난 날3. 임금대장은 마지막으로 써 넣은 날4. 고용, 해고 또는 퇴직에 관한 서류는 근로자가 해고되거나 퇴직한 날5. 삭제 <2018. 6. 29.>6. 제1항제8호의 서면 합의 서류는 서면 합의한 날7. 연소자의 증명에 관한 서류는 18세가 되는 날(18세가 되기 전에 해고되거나 퇴직 또는 사망한 경우에는 그 해고되거나 퇴직 또는 사망한 날)8. 그 밖의 서류는 완결한 날

차충현 노무사 · Answer

안녕하세요. 차충현노무사입니다.개인정보처리자는 개인정보를 수집할 때, 필요한 최소한의 보유기간을 설정하여 동의를 받아야 하고, 개인 정보를 수집한 목적을 달성하여 더 이상 개인정보가 불필요하게 된 때 또는 개인정보의 보유기간이 경과한 때에는 지체없이(5일 이내)에 해당 개인정보를 파기해야 합니다. 다만, 다른 법령에 따라 보존해야 하는 경우에는 예외적으로 개인정보를 보존해야 하고, 개별 법령에서 보존기간으로 정한 기간이 만료된 경우에는 지체없이 개인정보를 파기해야 합니다(개인정보보호법 제21조제1항). 예를 들어, 근로기준법 제42조에 따라 사용자는 근로자 명부와 대통령령으로 정하는 근로계약에 관한 중요한 서류를 3년간 보존하여야 하므로 이를 지체없이 파기할 수 없습니다.

정동현 노무사 · Answer

안녕하세요. 정동현 노무사/행정사입니다.개인정보처리자가 개인정보 보유기간을 고지하고 동의를 받는 경우, 그 보유기간을 정할 때에는 필요 최소한으로 보유기간을정해야 하며, 이에 대한 입증책임은 개인정보처리지가 부담하게 됩니다. 명확하게 보유가능기간에 대해서는 법에 구체적인명시는 없어보입니다. 질문자님의 말씀처럼 통상 기업에서 6개월 ~ 3년정도 보유기간을 설정하는것 같습니다. 감사합니다.

이종영 노무사 · Answer

안녕하세요. 이종영노무사입니다.사용자는 근로기준법 제42조에 따르면 근로계약서, 임금대장 등을 퇴직 후 3년간 보존해야 합니다.다만 개인정보 보호법 제21조에 따라 보유기간인 3년을 경과했을 때에는 지체없이 그 자료를 파기해야 합니다