퇴직 직원 개인정보 최대 보유기간에대해 문의드립니다

안녕하세요? 아하(Aha) 노무상담 분야 전문가 박경준노무사입니다.
질문하신 내용에 대하여 아래와 같이 답변 드립니다.

개인정보보호 가이드라인에 따르면 3년 이상 경력증명 정보를 보관하고자 하는 경우 퇴직 근로자 동의를 받으면 된다고 합니다.

참고하시기 바랍니다.

가. 퇴직 근로자의 개인정보 파기 및 경력증명서 발급

○ 퇴직 근로자의 각종 개인정보는 퇴직 후 경력증명 및 근로계약에 관한 정보를 제외하고 지체 없이 삭제 - 근로자의 경력 증명 등에 관한 정보는 근로자 퇴직 후 3년간 별도 보관(근로기준법 제39조, 및 동법 시행령 제19조)

- 퇴직 근로자 경력증명을 위하여 3년 이상 경력증명 정보를 보관 하고자 하는 경우, 퇴직 시점에 퇴직 근로자의 동의를 받아 보관

안녕하세요? 아하(Aha) 노무상담 분야 전문가 정용준노무사입니다.
질문하신 내용에 대하여 아래와 같이 답변 드립니다.

1. 개인정보처리자는 보유기간의 경과, 개인정보의 처리 목적 달성 등 그 개인정보가 불필요하게 되었을 때에는 지체 없이 그 개인정보를 파기하여야 합니다. 다만, 다른 법령에 따라 보존하여야 하는 경우에는 그렇지 않습니다(개인정보보호법 제21조).

2. 사용자는 근로자 명부와 대통령령으로 정하는 근로계약에 관한 중요한 서류를 3년간 보존하여야 하고(근로기준법 제42조), 근로자가 퇴직한 후라도 사용 기간, 업무 종류, 지위와 임금, 그 밖에 필요한 사항에 관한 증명서를 청구하면 사실대로 적은 증명서를 즉시 내주어야 합니다(근로기준법 제39조). 그리고 근로기준법 제39조제1항에 따라 사용증명서를 청구할 수 있는 자는 계속하여 30일 이상 근무한 근로자로 하되, 청구할 수 있는 기한은 퇴직 후 3년 이내입니다(근로기준법 시행령 제19조).

3. 한편, 개인정보처리자는 정보주체의 동의를 받은 경우에는 개인정보를 수집할 수 있고 그 수집 목적의 범위에서 이용할 수 있습니다(개인정보보호법 제15조).

4. 따라서, 사용자는 3년 이상 경력증명정보를 보관하고자 할 경우 퇴직 근로자의 동의를 받아 보관을 할 수 있고, 보유기간이 종료하거나 그 처리목적을 달성한 경우에는 보유기간 종료일 또는 처리목적 달성으로 개인정보가 불필요한 것으로 인정되는 날부터 5일 이내 파기해야 합니다.

안녕하세요? 아하(Aha) 노무상담 분야 전문가 류형식 노무사입니다.
질문하신 내용에 대하여 아래와 같이 답변 드립니다.

개인정보보호법 제15조(개인정보의 수집ㆍ이용) ① 개인정보처리자는 다음 각 호의 어느 하나에 해당하는 경우에는 개인정보를 수집할 수 있으며 그 수집 목적의 범위에서 이용할 수 있다.

1. 정보주체의 동의를 받은 경우

2. 법률에 특별한 규정이 있거나 법령상 의무를 준수하기 위하여 불가피한 경우

3. 공공기관이 법령 등에서 정하는 소관 업무의 수행을 위하여 불가피한 경우

4. 정보주체와의 계약의 체결 및 이행을 위하여 불가피하게 필요한 경우

5. 정보주체 또는 그 법정대리인이 의사표시를 할 수 없는 상태에 있거나 주소불명 등으로 사전 동의를 받을 수 없는 경우로서 명백히 정보주체 또는 제3자의 급박한 생명, 신체, 재산의 이익을 위하여 필요하다고 인정되는 경우

6. 개인정보처리자의 정당한 이익을 달성하기 위하여 필요한 경우로서 명백하게 정보주체의 권리보다 우선하는 경우. 이 경우 개인정보처리자의 정당한 이익과 상당한 관련이 있고 합리적인 범위를 초과하지 아니하는 경우에 한한다.

② 개인정보처리자는 제1항제1호에 따른 동의를 받을 때에는 다음 각 호의 사항을 정보주체에게 알려야 한다. 다음 각 호의 어느 하나의 사항을 변경하는 경우에도 이를 알리고 동의를 받아야 한다.

1. 개인정보의 수집ㆍ이용 목적

2. 수집하려는 개인정보의 항목

3. 개인정보의 보유 및 이용 기간

4. 동의를 거부할 권리가 있다는 사실 및 동의 거부에 따른 불이익이 있는 경우에는 그 불이익의 내용

이에 따라 별도의 동의(수집, 이용 목적, 수집하는 항목, 보유 및 이용 기간 등)를 받은 경우에는 보유기간을 연장하여 보관할 수 있으며, 그 기간에 대하여는 제한이 없습니다. 다만, 동법 16조에 따라 최소한의 정보만 수집 해야하고, 이에 대한 입증책임은 사용자에게 있으므로 장기 보관하는 방향은 바람직하지 않을 것입니다.

안녕하세요? 아하(Aha) 노무상담 분야 전문가 김세희노무사입니다.
질문하신 내용에 대하여 아래와 같이 답변 드립니다.

일반적으로 퇴직 근로자의 개인정보는 사용증명서 발급과 관련하여 퇴사 후 3년간 별도 보관 및 발행 의무가 있습니다. (근로기준법 제39조 및 동법시행령 19조)

3년을 초과하는 기간에 대해 보관하고자 할 경우 근로자의 개별동의를 받아 진행하여야 합니다. 만일 3년을 초과하는 기간에 대해 근로자가 동의하지 않을 경우에도 최소 3년에 대해서는 반드시 동의를 받으셔야 할 것임을 유의하시기 바랍니다.