회사의 미사용 연차휴가 사용촉진은 이메일, 카카오톡을 사용하여 근로자에게 전달해도 유효한가요?

안녕하세요? 아하(Aha) 노무상담 분야 전문가 이슬기노무사입니다.
질문하신 내용에 대하여 아래와 같이 답변 드립니다.

연차촉진에 대하여 이메일 촉진에 대한 고용노동부 회시자료 공유드립니다.

연차유급휴가의 사용촉진조치와 관련해 이메일로 통보하는 것이 근로자 개인별로 서면촉구 또는 통보하는 것에 비해 도달 여부의 확인 등이 불명확한 경우 서면으로 촉구 또는 통보로 인정되기 어렵다

 

[ 근로개선정책과-6488, 2013.11.01 ] 

【질 의】

  1. 사실개요

  근로기준법 제61조는 연차유급휴가의 사용촉진 조치와 관련해 “서면”으로 촉구 또는 통보하도록 규정하고 있는데 고용노동부해석은 회사가 전자결재시스템을 완비해 전자문서로 모든 업무의 기안, 결재, 시행과정을 관리하고 있는 경우에만 이메일이나 시스템에 의한 통지가 유효하다는 입장이다. 그러나 기업현장에서 직원들 모두에게 전통적인 의미에서의 서면을 교부하고 휴가사용을 촉진하도록 하는 것이 사실상 불가능하며, 시간이나 비용적인 측면에서 낭비적인 요소가 매우 크다고 할 것이다. 따라서 사내전산망에 의한 이메일 통보도 문서의 범주에 포함되어야 할 것이 시대의 추세이다. 

  2. 질의내용

가. 갑론 : 근로기준법 제61조의 서면에는 사내전산망에 의한 이메일은 포함되지 않는다는 견해  

이유 : 근로기준법 제61조의 서면에는 종이로 된 문서를 의미하고 전자문서는 회사가 전자결제체계를 완비해 전자문서로 모든 업무의 기안, 결재, 시행과정을 관리하는 경우에만 예외적으로 가능하다(참조 2012.2.7., 근로개선정책과-1128). 

나. 을론 : 근로기준법 제61조의 서면에 사내전산망에 의한 이메일도 포함될 수 있다는 견해  

이유 : 전자문서및전자거래기본법(이하 ‘전자거래기본법’)에서는 이메일 그 자체에 대한 정의 규정은 없으나, 같은 법 제2조제1호는 전자문서를 ‘정보처리시스템에 의해 전자적 형태로 작성, 송신·수신 또는 저장된 정보’로 정의하고 있다. 따라서 전자 우편은 전자 문서를 작성, 송수신, 저장하는 수단으로서, 전자 우편에 입력된 문자적 정보, 첨부 문서 등이 전자 문서에 해당한다고 볼 수 있을 것이다. 전자거래기본법 제4조제1항이 “전자문서는 다른 법률에 특별한 규정이 있는 경우를 제외하고는 전자적 형태로 되어 있다는 이유로 문서로서의 효력이 부인되지 아니한다”고 규정함으로써 전자문서도 문서임을 분명히 하고 있는데, 비록 기존 법령(근로기준법 제61조 포함)에서 정하고 있는 서면의 개념은 전자문서를 예상하고 제정된 것은 아니라고 할 것이나, 전자문서 특히 이메일의 경우를 보면 당사자 간에 서로 주고받고 언제든지 출력이 가능한 상태로 보관할 수 있다는 점을 고려한다면 전자거래기본법 제4조의 입법취지에 비춰 전자문서가 서면을 대체할 수 있다고 봐야 할 것이다. 대부분 회사의 경우 전산화에 따라 업무의 대부분이 컴퓨터 등 전산기록장치에 의해 저장·보존된 전산기록을 통해 이루어지고 있고, 연차유급휴가의 신청이나 승인 또한 모두 사내전산망에 등재하면 관리자가 이를 승인하고 휴가사용 현황 또한 사내전산망에서 정기적으로 본인에 통보하도록 하고 있는 현실이기 때문이다. 

다. 당소의 견해 : 을론이 타당하다고 사료됨.  

【회 시】

  1. 귀 연구소의 연차유급휴가 사용촉진 서면 촉구 관련 질의에 대한 회신입니다. 

  2. 근로기준법 제61조제1호에서는 사용자가 근로자별로 미사용 휴가일수를 알려주어, 근로자가 미사용 휴가의 사용시기를 정해 사용자에게 통보하지 아니한 경우에는 사용자가 미사용 휴가의 사용시기를 정해 근로자에게 ‘서면’으로 통보토록 규정하고 있습니다. 

사용자로 하여금 ‘서면’으로 촉구 또는 통보하도록 규정한 것은 휴가사용촉진조치가 명확하게 이행되도록 해 근로자의 권리보호를 보다 충실하게 하고 불명확한 조치로 인한 당사자간 분쟁을 방지하려는 취지로 볼 수 있는 것입니다(근로기준과-3836, 2004.7.27.). 

  3. 따라서 귀 질의의 경우와 같이 사내전상망의 이메일을 통해 통보하는 것은 개별 근로자가 메일을 미확인 하는 등의 이유로 근로자 개인별로 ‘서면’촉구 또는 통보하는 것에 비해 도달 여부의 확인 등이 불명확한 경우에는 인정되기 어렵다고 할 것입니다. 

 

감사합니다.

안녕하세요? 아하(Aha) 노무상담 분야 전문가 차충현노무사입니다.
질문하신 내용에 대하여 아래와 같이 답변 드립니다.

• 근기법 제61조는 사용자가 근로자에게 사용촉진을 하는 경우 반드시 '서면'을 통해서 하도록 규정하고 있으므로 서면에 의하지 않고 구두 등을 통하여 촉진이 이루어진 경우에는 적법한 사용촉진으로 인정되지 않으므로 근로자의 미사용휴가에 대하여 수당으로 지급해야 합니다.

• '서면'이란 원칙적으로 '종이로 된 문서'를 의미하며, 예외적으로 E-mail 등 전자문서로 연차휴가사용촉진이 가능하기 위해서는 회사가 전자결재체계를 완비하여 전자문서로 모든 업무의 기안, 결재, 시행과정이 이루어져 근로자 개인별로 명확하게 촉구 또는 통보되는 경우엔 한하여 서면 촉구 또는 통보로 인정될 수 있습니다.

• 따라서 직원수가 많아서 일일이 종이로 된 문서를 사용하기 어려운 경우에는 위의 전자문서의 요건을 갖추어 시행하는 것이 예외적으로 가능할 수 있습니다.

공인노무사 차충현 드림

안녕하세요? 아하(Aha) 노무상담 분야 전문가 김형규노무사입니다.
질문하신 내용에 대하여 아래와 같이 답변 드립니다.

문의사항에 대한 규정은 아래와 같습니다.

근로기준법 제61조(연차 유급휴가의 사용 촉진) ① 사용자가 제60조제1항ㆍ제2항 및 제4항에 따른 유급휴가(계속하여 근로한 기간이 1년 미만인 근로자의 제60조제2항에 따른 유급휴가는 제외한다)의 사용을 촉진하기 위하여 다음 각 호의 조치를 하였음에도 불구하고 근로자가 휴가를 사용하지 아니하여 제60조제7항 본문에 따라 소멸된 경우에는 사용자는 그 사용하지 아니한 휴가에 대하여 보상할 의무가 없고, 제60조제7항 단서에 따른 사용자의 귀책사유에 해당하지 아니하는 것으로 본다. <개정 2012. 2. 1., 2017. 11. 28., 2020. 3. 31.>

1. 제60조제7항 본문에 따른 기간이 끝나기 6개월 전을 기준으로 10일 이내에 사용자가 근로자별로 사용하지 아니한 휴가 일수를 알려주고, 근로자가 그 사용 시기를 정하여 사용자에게 통보하도록 서면으로 촉구할 것

2. 제1호에 따른 촉구에도 불구하고 근로자가 촉구를 받은 때부터 10일 이내에 사용하지 아니한 휴가의 전부 또는 일부의 사용 시기를 정하여 사용자에게 통보하지 아니하면 제60조제7항 본문에 따른 기간이 끝나기 2개월 전까지 사용자가 사용하지 아니한 휴가의 사용 시기를 정하여 근로자에게 서면으로 통보할 것

② 사용자가 계속하여 근로한 기간이 1년 미만인 근로자의 제60조제2항에 따른 유급휴가의 사용을 촉진하기 위하여 다음 각 호의 조치를 하였음에도 불구하고 근로자가 휴가를 사용하지 아니하여 제60조제7항 본문에 따라 소멸된 경우에는 사용자는 그 사용하지 아니한 휴가에 대하여 보상할 의무가 없고, 같은 항 단서에 따른 사용자의 귀책사유에 해당하지 아니하는 것으로 본다. <신설 2020. 3. 31.>

1. 최초 1년의 근로기간이 끝나기 3개월 전을 기준으로 10일 이내에 사용자가 근로자별로 사용하지 아니한 휴가 일수를 알려주고, 근로자가 그 사용 시기를 정하여 사용자에게 통보하도록 서면으로 촉구할 것. 다만, 사용자가 서면 촉구한 후 발생한 휴가에 대해서는 최초 1년의 근로기간이 끝나기 1개월 전을 기준으로 5일 이내에 촉구하여야 한다.

2. 제1호에 따른 촉구에도 불구하고 근로자가 촉구를 받은 때부터 10일 이내에 사용하지 아니한 휴가의 전부 또는 일부의 사용 시기를 정하여 사용자에게 통보하지 아니하면 최초 1년의 근로기간이 끝나기 1개월 전까지 사용자가 사용하지 아니한 휴가의 사용 시기를 정하여 근로자에게 서면으로 통보할 것. 다만, 제1호 단서에 따라 촉구한 휴가에 대해서는 최초 1년의 근로기간이 끝나기 10일 전까지 서면으로 통보하여야 한다.

원칙적으로 근로기준법상 연차촉진은 상기 규정에 따르며, 상기 규정에 따른 적법한 연차촉진과 사용자의 노무제공 수령거부 단계(강제로 근로자를 연차휴가 보내는 것에 준하는 정도)까지 나아가지 않으면 적법한 촉진이 된 것으로 보지 않아 연차미사용수당이 청구 가능할 것으로 사료됨을 알려드립니다.

감사합니다.

안녕하세요? 아하(Aha) 노무상담 분야 전문가 노무사입니다.
질문하신 내용에 대하여 아래와 같이 답변 드립니다.

고용노동부는(근로개선정책과-6488)

【회 시】 1. 귀 연구소의 연차유급휴가 사용촉진 서면 촉구 관련 질의에 대한 회신입니다.

2. 근로기준법 제61조제1호에서는 사용자가 근로자별로 미사용 휴가일수를 알려주어, 근로자가 미사용 휴가의 사용시기를 정해 사용자에게 통보하지 아니한 경우에는 사용자가 미사용 휴가의 사용시기를 정해 근로자에게 ‘서면’으로 통보토록 규정하고 있습니다. 사용자로 하여금 ‘서면’으로 촉구 또는 통보하도록 규정한 것은 휴가사용촉진조치가 명확하게 이행되도록 해 근로자의 권리보호를 보다 충실하게 하고 불명확한 조치로 인한 당사자간 분쟁을 방지하려는 취지로 볼 수 있는 것입니다(근로기준과-3836, 2004.7.27.).

3. 따라서 귀 질의의 경우와 같이 사내전상망의 이메일을 통해 통보하는 것은 개별 근로자가 메일을 미확인 하는 등의 이유로 근로자 개인별로 ‘서면’촉구 또는 통보하는 것에 비해 도달 여부의 확인 등이 불명확한 경우에는 인정되기 어렵다고 할 것입니다.

도달여부의 확인이 명확하지 않으면 이메일이나 카카오톡을 통해 하기는 어렵겠습니다.

안녕하세요? 아하(Aha) 노무상담 분야 전문가 백승재노무사입니다.
질문하신 내용에 대하여 아래와 같이 답변 드립니다.

1. 네. 서면으로 통보하는 것이 원칙입니다.

아래의 행정해석을 참고하세요.

(근로개선정책과-4271 2012-08-22)

근로기준법 제61조제2호에 따라 연차유급휴가의 사용촉진 조치는 서면으로 통보하도록 규정되어 있는데, 이는 불명확한 조치로 인한 당사자간의 분쟁을 방지하려는 취지로 볼 수 있음. 사용촉진 조치 후 해당 휴가일에 근로자가 출근한 경우 노무수령 거부의사 표시 또한 근로자가 인지할 수 있는 정도여야 할 것임. 귀 질의 내용만으로는 구체적인 사실관계가 명확하지 아니하여 정확한 답변을 드리기 어려우나, 이메일의 경우 해당근로자가 동 법 제61조제2호의 휴가 사용 시기 통보기한(10일) 이내에 반드시 열람한다는 보장이 없고, 열람했다 하더라도 매일내용을 정확하게 인지했는지 확인할 수 없어 근로자가 인지할 수 있는 정도의 의사표시 수준이라고 보기 어려울 것으로 사료됨.

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(근로개선정책과-6488, 2013-11-01)

근로기준법 제61조제1호에서는 사용자가 근로자별로 미사용 휴가일수를 알려주어, 근로자가 미사용 휴가의 사용시기를 정해 사용자에게 통보하지 아니한 경우에는 사용자가 미사용 휴가의 사용시기를 정해 근로자에게 ‘서면’으로 통보토록 규정하고 있습니다. 사용자로 하여금 ‘서면’으로 촉구 또는 통보하도록 규정한 것은 휴가사용촉진조치가 명확하게 이행되도록 해 근로자의 권리보호를 보다 충실하게 하고 불명확한 조치로 인한 당사자간 분쟁을 방지하려는 취지로 볼 수 있는 것입니다(근로기준과-3836, 2004.7.27.). 따라서 귀 질의의 경우와 같이 사내전상망의 이메일을 통해 통보하는 것은 개별 근로자가 메일을 미확인 하는 등의 이유로 근로자 개인별로 ‘서면’촉구 또는 통보하는 것에 비해 도달 여부의 확인 등이 불명확한 경우에는 인정되기 어렵다고 할 것입니다.

안녕하세요? 아하(Aha) 노무상담 분야 전문가 류형식 노무사입니다.
질문하신 내용에 대하여 아래와 같이 답변 드립니다.

근로기준법 제61조에서 연차유급휴가 사용촉진을 "서면"으로 하도록 되어있는 것은 당사자간의 분쟁을 방지하고자 하는 취지도 있고, 서면으로 할 것을 규정하고 있으므로 반드시 “서면”으로 통보해야 유효한 사용촉진이 될 것입니다.

이에, 서면이라 함은 일정한 내용을 적은 문서’를 의미하므로, 카카오톡, 문자메세지 등은 ’서면‘에 해당한다고 볼 수 없습니다. 다만,​ 이메일(e-mail)에 의한 통보의 경우에는 근로자가 이를 수신하여 내용을 알고 있다면(대법원 2015. 9. 10. 선고 2015두41401), 유효한 통보로 볼 수 있을 것입니다.

안녕하세요? 아하(Aha) 노무상담 분야 전문가 김호병노무사입니다.
질문하신 내용에 대하여 아래와 같이 답변 드립니다.

연차휴가 사용촉진은 문서로 해야 하는바, 연차유급휴가의 사용촉진조치와 관련해 이메일이나 카톡으로 통보하는 것이 근로자 개인별로 서면촉구 또는 통보하는 것에 비해 도달 여부의 확인 등이 불명확한 경우 서면으로 촉구 또는 통보로 인정되기 어렵다고 봅니다(고용노동부 근로개선정책과-6488, 2013-11-01 참조).