아파트의 중요한 정보는 문서보다 '검색 가능한 기록'이어야 할까요?

Question

수많은 계약서와 회의자료를 단순 보관하는 것을 넘어 필요한 정보를 빠르게 찾아 의사결정에 활용할 수 있도록 기록을 구조화하는 방법을 설명해 주세요.

성실한 답변 부탁드립니다.

Answer 1

안녕하세요. 김경환 공인중개사입니다.

아파트 관리에서는 계약서, 회의록, 견적서, 점검보고서 등 수많은 자료들이 수십년간 쌓이기 때문에 문서만 보관하게 되면 자료는 있지만 원하는 정보를 찾지 못하는 상황이 발생할 수 있습니다. 중요한 것은 문서를 없애는 것이 아니라 문서에 들어 있는 정보들을 구조화 시키는 작업이 중요하다고 할 수 있습니다. 특히 관리 업체나 입주자대표회의 구성원이 바뀌어도 과거의 계약이나 공사, 민원, 의사결정 내용을 이어서 볼 수 있도록 구조화 시키는 작업이 중요하다고 볼 수 있습니다.

Answer 2

안녕하세요. 한영현 공인중개사입니다.

공동주택의 기록은 단순히 잘 보관되어 있다는 것보다 필요할 때 찾아서 판단에 사용할 수 있다는 것이 훨씬 중요합니다.

다만 모든 문서를 무조건 전산화하는 것이 아니라 문서 원본은 보존하면서 핵심 정보를 구조화해 검색할 수 있게 만드는 방식이 현실적이라 생각합니다.

감사합니다.

Answer 3

안녕하세요. 최천호 공인중개사입니다.

계약서와 회의록의 핵심 키워드, 날짜, 안건등을 태그와 메타데이터로 분류해서 디지털 데이터베이스화해야 한다고 생각합니다. 단순 PDF나 종이보관을 넘어서 텍스트 내 주요 단어나 금액으로 즉시 검색 가능한 아카이브 툴을 도입해야 한다고 보며 의사결정 과정과 변경 이력이 하눈에 조회되도록 시계열 데이터로 정리해서 과거 데이터가 실무에 즉시 활용되도록 해야 합니다. 감사합니다.

Answer 4

안녕하세요. 하상원 공인중개사입니다.

문서 아카이빙의 기초는 전자문서화하는 것입니다.

그리고 스캔한 파일들에 대해 OCR 진행하여 검색이 가능한 형태로 문서화 하는 것입니다.

문서아카이빙은 ISO9001 번에 규격화되어 있는데요, 여기에 해당 문서를 올려드리지 못하지만 ISO 규격에 따라 폴더트리를 구성하고 아카이빙한다면 필요할 때 검색하여 이용할 수있습니다.

그리고 의사결정에 사용하느냐는 별개의 문제입니다.

기존의 레퍼런스를 의사결정에 사용할 수 있게끔 할 것인지, 아니면 지금의 의사결정권자들의 판단에 의해 다른 결정을 내릴 것인지 그때마다 판단하여야 합니다.

결정권자들의 의견보다 기록을 결정에 우위를 두고 사용한다면 잘못된 결정이 계속 반복될 가능성이 있습니다.

따라서 이것은 문제의 사안에 따라 다르게 적용되어야 할 것으로 판단됩니다. 참고하세요.

Answer 5

안녕하세요. 김경환 공인중개사입니다.

표준화된 분류체계를 도입하는 방법이 있을수 있습니다.

회의록과 계약서의 키워드 및 핵심 내용 요약작성 등 구체화 하는 방법도 있구요

무엇보다 과거 의사결정의 맥락을 기록하여 대안 비교가 중요합니다.