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급여명세서는 종이로 받아야 하나요, 문자나 이메일로 받아도 되나요?
회사에서 급여명세서를 종이로 주지 않고 문자나 이메일로 보내주고 있는데 법적으로 문제가 없는지 궁금합니다. 근로기준법에서 정한 급여명세서 교부 방식에 전자문서도 포함되는지, 문자로 급여 내역만 간략하게 알려주는 경우에도 정상적으로 교부한 것으로 인정되는지 알고 싶습니다.
7개의 답변이 있어요!
안녕하세요. 이종영 노무사입니다.
급여명세서는 반드시 종이로 교부되어야 하는 것은 아니며, 전자문서로도 유효하게 교부할 수 있습니다
관련 내용은 근로기준법령에서 정하고 있습니다
안녕하세요. 박대진 노무사입니다.
급여명세서는 종이뿐 아니라 이메일, 문자, 카카오톡 등 전자문서로 교부해도 됩니다. 근로기준법 48조 2항이 전자문서 교부를 명시적으로 허용하고 있습니다. 다만 실수령액만 알리는 문자는 부족하며 시행령 27조의2의 필수항목이 포함되어야 합니다. 변동수당의 계산방법과 세금, 보험료의 항목별 공제내역도 확인할 수 있어야 합니다.
내용이 빠졌다면 보완 교부를 요청하고, 시정되지 않으면 노동청에 진정할 수 있습니다.
안녕하세요. 최창국 노무사입니다.
1. 근로기준법 제 48조
① 사용자는 각 사업장별로 임금대장을 작성하고 임금과 가족수당 계산의 기초가 되는 사항, 임금액, 그 밖에 대통령령으로 정하는 사항을 임금을 지급할 때마다 적어야 한다.
② 사용자는 임금을 지급하는 때에는 근로자에게 임금의 구성항목ㆍ계산방법, 제43조제1항 단서에 따라 임금의 일부를 공제한 경우의 내역 등 대통령령으로 정하는 사항을 적은 임금명세서를 서면(「전자문서 및 전자거래 기본법」 제2조제1호에 따른 전자문서를 포함한다)으로 교부하여야 한다.
2. 질문에 대한 답변
1) 사용자는 매월 급여지급시 임금의 구성방법, 계산방법, 지급방법 등이 명시된 급여명세표(임금명세표)를 교부해 주어야 하는데
2) 임금명세표는 서면 + 전자문서 어느 것으로 해도 상관이 없습니다.
안녕하세요. 정동현 노무사입니다.
정확한 사정은 모르겠지만 회사에서 급여명세서를 종이 대신 문자나 이메일로 보내주는 것 자체는
법적으로 문제가 없습니다. 근로기준법상 급여명세서 교부 방식에 전자문서가 명확히 포함되어 있기
때문입니다. 다만, 문자로 명세서 자체를 보내주는 것이 아닌 '급여 내역만 간략하게' 알려주는 행위는
법 위반(미교부)으로 판단되어 과태료 대상이 될 수 있습니다. 감사합니다.
안녕하세요. 구고신 노무사입니다.
급여명세서를 종이로 주지 않고 이메일이나 문자메시지 등 전자적 방식으로 발송하는 것 자체는 법적으로 전혀 문제가 없습니다. 다만, 문자로 발송할 때 법에서 정한 필수 기재사항이 누락되어 있다면 적법한 교부로 인정받지 못해 과태료 부과 대상이 됩니다.
근로기준법 제48조 제2항에 따라 사용자는 임금을 지급할 때 근로자에게 임금명세서를 교부해야 하며, 서면뿐만 아니라 「전자문서 및 전자거래 기본법」 제2조 제1호에 따른 전자문서로 교부하는 것도 명시적으로 허용하고 있습니다.
근로기준법 시행령 제27조의2에서 정한 필수 기재사항이 모두 들어 있어야 합니다.
적법하게 인정되는 전자적 교부 방식은 다음과 같습니다.
이메일 발송: 근로자 개인 이메일로 급여명세서 파일(PDF, 엑셀 등) 또는 본문 형태로 발송
문자(SMS/MMS) 및 모바일 메신저(카카오톡 등): 명세서 이미지 파일, 전자문서 열람 링크, 또는 필수 항목이 모두 포함된 텍스트 메시지 발송
사내 인트라넷 및 전용 앱: 근로자가 개별 아이디로 로그인하여 언제든 열람하고 출력할 수 있는 사내 게시판이나 급여 관리 앱에 업로드
발송 완료 시점 기준: 전자문서로 보낼 때는 수신자가 확인 가능한 상태(이메일함 도착, 문자 수신 완료 등)가 되어야 적법하게 교부한 것으로 봅니다. 사내 게시판에 공지할 때도 근로자가 개별적으로 열람 및 출력할 수 있는 환경이 보장되어야 합니다.
또한 만일 문자로 안내한다고 치면 의해야 할 부분이 있습니다.
단순히 "이번 달 실수령액 300만 원이 입금되었습니다" 혹은 "기본급 280만 원, 식대 20만 원, 공제 후 실지급액 270만 원"처럼 총액이나 일부 내역만 요약해서 보낸 문자는 정상적인 급여명세서 교부로 인정되지 않습니다.
문자 본문이나 첨부된 이미지·링크 안에 근로기준법 시행령 제27조의2에서 정한 필수 기재사항이 모두 들어 있어야 합니다.
과태료와 관련하여서는 임금명세서를 아예 교부하지 않거나, 문자로 간략히 보내면서 필수 기재사항(특히 계산 방법이나 근로시간 수 등)을 누락·거짓 기재한 경우 근로기준법 제116조에 따라 최대 500만 원 이하의 과태료가 부과됩니다. (근로자 1인당 기준으로 부과)
미교부 시: 1차 위반 30만 원 / 2차 위반 50만 원 / 3차 이상 위반 100만 원
기재사항 누락 또는 거짓 기재 시: 1차 위반 20만 원 / 2차 위반 30만 원 / 3차 이상 위반 50만 원