연차사용계획 인사부서 등록과 관련된 질의드립니다

Question

저희 회사는 연친촉진제도를 시행하고 있습니다

연차촉진공문을 시행하면서 erp에 연차를 등록하겠다는 명시와 함께 경영진의 승인을 득한 뒤 발송되었고, 각 부서장의 승인을받은 공문으로 연차사용계획일을 회신받습니다

1.이 때 근로자로부터 받은 연차계획일을 인사부서에서 이를 erp로 등록하는게 법적문제가 될 소지가 있나요?

2. 내부위임전결 규정으로 직원의 연차는 소속부서 팀장의 결재사항입니다 하지만 인사부서에서 일괄등록 할 때 소속본부장의 승인을 받은 연차사용계획 공문을 근거로 등록한다면 문제가 될 소지가 없나요?

Answer 1

안녕하세요. 김정원 노무사입니다.

1. 연차촉진제도(근로기준법 제61조)에서 가장 중요한 법적 요건은 근로자가 지정된 기한 내에 '자신의 연차 사용 계획을 회사에 통보(회신)'했느냐입니다.

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근로자가 서면이나 공문(결재)을 통해 본인의 연차 사용 일자를 명확히 회사에 제출했다면, 이를 ERP라는 시스템에 입력하는 주체가 근로자 개인이든 인사부서 담당자이든 상관없습니다. 인사부서는 근로자가 제출한 '적법한 문서'를 근거로 데이터화하는 행정 처리를 한 것에 불과하기 때문에 아무런 문제가 없습니다

2. 일반적인 위임전결규정상의 "직원의 연차는 팀장 결재사항"이라는 조항은, 평상시 직원이 필요에 의해 개별적으로 연차를 신청하고 승인받는 일상적인 복무 관리를 의미합니다.

​상위 기안(공문)의 효력을 보면 반면, 연차촉진제도는 경영진의 승인을 받아 회사 차원에서 전사적으로 시행하는 특수한 정책적 절차입니다. 각 부서장이 소속 팀원들의 계획을 취합해 '본부장'이라는 상위 보직자의 결재를 득한 공문으로 인사부서에 공식 회신한 것이므로, 이미 해당 부서 내에서 협의와 승인이 완료되었다고 보는 것이 타당하고, 이 역시 아무런 문제가 없습니다

​현재 프로세스는 연차촉진 공문 발송 시 "ERP에 인사부서가 등록하겠다"는 점을 미리 명시했고, 경영진 및 각 본부장의 승인이라는 객관적인 문서적 근거(Paper trail)를 확실히 남기면서 진행하고 계시기 때문에 적법하게 운영 중이라 판단됩니다

감사합니다

Answer 2

안녕하세요. 손인도 노무사입니다.

1. 근로자가 연차사용계획서를 제출한 내용을 그대로 ERP에 등록하는 행위 자체가 법적인 문제가 있다고 보긴 어려울 것으로 판단됩니다.

2. 위임전결 규정상 팀장 결재 사항이더라도 본부장 승인 공문에 근거해 인사부서가 일괄적으로 등록하도록 내부 절차가 정리되어 있다면 그 자체로 문제될 소지가 있다고 보긴 어려울 것으로 판단됩니다.

Answer 3

안녕하세요. 강희곤 노무사입니다.

1. 각 개인의 연차 계획일을 업무와 무관한 모든 전사 인원들이 확인할 수 있다면 문제 소지가 전혀 없는 것은 아닙니다.

2. 회사 내부 업무의 진행 및 관리 등 운영의 영역이라 생각됩니다.

Answer 4

안녕하세요. 구고신 노무사입니다.

취합한 연차를 소진시키는 방법상의 문제인데, 기재하신 내용만으로 딱히 위법적인 요소는 없다고 판단됩니다

일단 회사에서 근로기준법 61조에 따른 연차휴가사용촉진을 모두 준수하였다는 전제하에

근로기준법 61조에서는 근로자별로 사용할 연차지기를 지정하도록 되어있습니다

근로자가 사용할 연차휴가일을 제출하고

회사가 이를 단순 입력할 뿐이라면

입력시에 그 시기를 변경한다거나 하는 요소가 없는 이상 딱히 문제 될 것은 없습니다

2번의 경우에도 소속부서장보다 소속본부장이 상급자이고 결재를 받은 사항이라면 딱히 이 부분이 내부절차 위반등으로 문제될 소지도 적고, 무엇보다 근로기준법 위반여부가 문제될 가능성은 적다고 보입니다

Answer 5

안녕하세요. 박대진 노무사입니다.

법적 문제가 될 소지가 낮으며 정당한 절차로 인정될 가능성이 높습니다. 근로기준법 제60조 및 제61조에 의거하여 근로자가 스스로 시기를 지정해 회신한 계획을 시스템에 등록하는 것은 근로자의 시기지정권을 존중한 행정 처리입니다.

내부 전결 규정상 팀장 결재 사항이라 하더라도 전사적 연차 촉진 절차의 특수성과 상급자인 본부장의 승인을 득한 공문이라는 객관적 근거가 있다면, 단순한 결재선 차이를 이유로 법 위반이라 단정하기 어렵습니다. 다만 조직 내 혼선을 방지하기 위해 해당 절차가 연차 촉진을 위한 특별 절차임을 명문화하고 실무자 간 공유를 강화하는 것이 필요합니다.

Answer 6

안녕하세요. 차충현 노무사입니다.

1. 인사부서에서 Erp에 입력한 행위는 전혀 문제되지 않습니다.

2. 연차휴가사용촉진 효력에는 영향을 주지 않으나 내부적으로 시스템을 정비할 필요는 있습니다.